Category Archives: オフィス移転の注意点

オフィスの移転を行い、防災対策もバッチリなら耐震対策も行っておきましょう。 日本は地震大国であり、まだまだ爪痕が残る東日本大震災では地震の恐ろしさを改めて痛感させられました。 そういった教訓を得て、今日ではさまざまな耐震グッズが発売され各家庭用のものからオフィス用のものまで幅広く売れているとの事です。 地震が起こった際にエレベーターに閉じ込められるといったケースはまだまだあるようです。 火災の場合は階段を使うと言う事は当たり前ですが、地震の場合本当に突然起こりますからエレベーターに乗っていても不思議ではありません。 そういった場合にエレベーター用の非常備蓄セットなどがあります。 中には飲み物や非常食だけではなく、簡易トイレやラジオなども入っているそうです。 また、オフィスの中では壁に背の高い収納庫を配置して壁や床などに固定しましょう。 もしガラスの部分があるようでしたら「飛散防止フィルム」というフィルムを張っておきましょう。

オフィス移転をする時に忘れがちなのが防災対策です。 オフィスの防災対策は通常新しいビル側が行ないますが、入居する企業が天井までつく大きなパーテーションをしたり、大きな内装工事をしてオフィスを仕切ったりする際には入居する企業側で対策をしなければなりません。 2007年に消防法が改正され2009年に施行されています。 この消防法では消防計画を作成し、それを消防機関へ提出する事が義務化されています。 オフィスのレイアウトを作成するときにもこの消防法を意識する必要があるでしょう。 特に最近は都内のビル火災で大勢の方が重軽傷を負って命を落とした方もいらっしゃいます。 ある日突然起こってしまうもので、予知したり事前に把握する事が出来ないからこそ念には念をいれて対策をしておきましょう。 消防法では非常階段までの距離や避難経路の数なども細かく決められていますので、注意しましょう。 消火設備はオフィスの広さや階数でその数や設置する間隔まで定められています。

オフィス移転が決定し、移転先のオフィスも決まったらお取引先やお客様へ会社の移転をお知らせしなければなりません。 移転についての挨拶状は遅くとも移転する１ヵ月前には準備し、各取引先へ発送したいものです。 あまり遅い時期に発送するのはマナー違反となりますので、気を付けましょう。 企業によっては自社のホームページなどを持っているところも少なくないですが、お客様へのご案内はそういったインターネット上で行う事も有効です。 また、取引先へ社長名にて正式なご挨拶状を郵送し、その後実際の取引の担当者の方へも請求書などにオフィス移転についての挨拶文を同封したりするなどしてお伝えしましょう。 正式なご挨拶の挨拶状は頭語と結語を使い、時候のご挨拶なども使用し丁寧に仕上げましょう。 最近は挨拶状を専門に扱う業者もいるようですので、時間が無い場合は専門業者へお願いするのも一つの方法です。 移転自体をまとめてお願いしている場合には、挨拶状などまでカバーしてくれるのか確認してみましょう。

オフィス移転のトラブルは当日に起こってしまう事が多いのだそうです。 実際に新しいオフィスへオフィス家具やＯＡ機器などを配置してみて初めて電源が届かない、または一つの電源に集中してしまう、電気容量が足りない、など電気工事やＬＡＮ・電話工事関係のトラブルは多いようです。 電気容量が足りない場合等は工事が必要になりますので、また業者と打合せなどが必要です。 電話番号についても同じ電話番号を必ず継続利用出来るわけではありませんので気を付けて下さい。 新しい印刷物関連が出来あがってしまった後に電話番号が変わるとなると、印刷物は全てやり直しになってしまい損失が出てしまいます。 コスト削減の為に業者への依頼は絞り、出来るだけ自分たちで行う場合にも落とし穴はあります。 実際に引っ越し作業をしてみると、当初の想像よりも荷物の量が増えてしまうというケースは多いそうです。 荷物の搬入については全て業者へ任せた方が安心ですし、トラブルの心配もありません。

オフィスの移転という事はなかなかある事ではないですよね。 本社があり、事業の拡大や社員が増えた事などによって新たに支店を作ったり、本社の中の一部の部署の分室化をしたり、といろいろなケースでの移転があります。 しかし、その中でも本社自体が移転するとなると規模が大きければ大きいほどに大がかりな作業です。 本社のオフィスの移転というのはそう何度もある事ではありませんので、初めてという場合も少なくありません。 しかし、その初めての本社の移転先が新しいオフィスビルで、ビルのオーナーさんも初めてのオフィスビルだったりすると、お互いが初めて同士でどうしようもありません。 なにがどう把握出来ていないのかがまず把握できません。 「分からない事が分からない」状態です。 本社の管理部署が分からない状態で独自の判断で進めてしまった結果、後々トラブルに発展してしまうケースもあるようです。 初めての場合はやはりプロである専門業者へ一度相談してみるのが安心ですね。